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人事給与システムのクラウド利用について(4)

2013-12-02 テーマ: 人事給与システム

今回は少し視点を変え、従業員のシステム利用についてお話ししたいと思います。


人事給与システムの多くは人事部が管理・利用するものですが、中には従業員が利用するものもあります。
それは、住所が変わった、家族が増えたなどの身上異動届をはじめとしたワークフローシステムです。


以前はこのような身上異動届は紙で人事部に提出し、人事部がその届出を人事システムに入力していましたが、
現在はワークフローで本人が入力・申請し、それを人事部が確認・承認すると、
データが人事システムにそのまま反映される仕組みが主流となっています。


このワークフローの利用により、人事部では人事システムへの入力の手間や、入力ミス等が削減され、
事務の効率化が実現されています。


ただ一方で、営業職や外部に出向している従業員などの場合は、
身上異動届を出す為に会社に戻らなければならなかったり、また会社に戻る時間がなかなか取れず、
届出が事後になってしまったりということが出てきます。


このような状況を解決する方法として、クラウドのシステム利用があります。

クラウドの場合、インターネットに繋がるパソコンがあればどこででも利用できるため、
移動中や自宅のパソコンからでも、身上異動届を出すことが可能となります。


また最近では、給与明細や賞与明細を電子化(Web化)する企業が増えてきています。

紙の給与明細の場合、用紙代、印刷代、各拠点への発送費用等がかかり、
また仕分け・発送・配付といった作業も発生します。
給与明細を紙で渡している企業の給与担当は、おそらくこの作業だけでも半日は時間を使っていることと思います。

これを電子化(Web化)することで、用紙や印刷等の費用が不要となり、
仕分けや配付といった手間も軽減できると共に、給与明細紛失のリスクも回避することができます。

 

この給与明細の電子化(Web化)についても、クラウド環境での利用がおすすめです。

社内LANで給与明細を電子公開した場合には、社内LANに接続されたパソコンでしか見ることはできませんが、
クラウドの環境になると、自宅のパソコンからでも給与明細を見ることができますし、
携帯電話やスマートフォンにも対応しているシステムであれば、外出先からでも給与明細を見ることができます。


このようにクラウドを利用することで、従業員満足度向上にもつながると思います。

さくら情報システム株式会社 サービス事業本部 主任コンサルタント
人事部経験者の立場から、お客様のお悩みの解決に向けて、お役に立てればと思います。
人事部在籍時には、採用、制度変更、分社化、評価システム構築、新人事システムの選定から導入運用までを経験

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