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「給与計算代行・アウトソーシング」の活用

(1)給与計算代行・アウトソーシングのメリット

●コストダウン、法令改正への対応などさまざまなメリットが

イメージ給与計算代行・アウトソーシングとは、企業が従業員の給与計算や年末調整、さらにはそれに付随する事務業務全体を委託するサービスのことである。このような給与計算代行を利用することは、企業にとってさまざまなメリットをもたらす。

【給与計算代行を活用するメリット】
大幅なコストダウン 給与計算を自前で行う場合、担当者の人件費のほか、コンピュータシステムの開発・運用・保守費用など、さまざまなコストが生じる。給与計算代行会社のサービスを利用すれば、自前のコンピュータシステムを持つ必要はなく、これらのコストが大幅に削減される。
法令改正への迅速な対応 労務関連法規や社会保険制度は毎年のように改正が行われる。自前で対応する場合、その内容を確認し、社内規程や業務フローを変更し、コンピュータプログラムを修正するといった煩雑な業務が常に発生することになる。こうしたプロセスを全て給与計算代行会社に委託することで、法令改正への迅速な対応が可能となる。
要員負担の削減 給与計算の担当者には、労働関連法規や賃金制度に関する専門知識が求められる。そのため、急な退職者が出た場合に備え、常に候補者を育成、あるいは採用する必要がある。しかし、このような人材をすぐに調達できる保証はない。給与計算代行を活用すれば、要員育成・確保に関する負担を、大きく軽減することができる。
コア業務へのシフト 給与計算は毎月行われる定型業務である。給与代行会社へアウトソーシングすれば、その業務に投入していた人員、設備、時間、経費などのリソースを、より戦略的な人事のコア業務へと振り向けることができる。

(2)給与計算代行会社を選定する際のポイント

●外部委託する分野(レベル)目的・期待する効果を明確にし、アウトソーサーを選定する

給与計算代行会社は、自社の状況に合わせて、さまざまなレベルでのサービス提供を行っている。その選考にあたって、どのような利用スタイルがいいのかを、以下に整理してみた。ポイントは、外部委託する分野(レベル)に応じて、どのような目的と期待する効果を求めているのか。その点を明確にした上で、アウトソーサーを決めることである。

【分野(レベル)ごとの目的・期待される効果】
分野(レベル) 目的 期待される効果
給与計算・年末調整
  • 給与計算のコストダウン
  • 給与計算部門の人員削減
  • 社内に給与システムを持ちたくない
計算の基礎になる確定データを提供し、「給与・賞与計算」「社会保険計算」「住民税計算」「年末調整」「明細書印刷」「金融機関へのデータ送付」などを委託するパターン。この場合、「計算」の部分のみ、アウトソーシングが可能であり、当該サービスを利用することで、給与関連業務の4~5割程度を削減可能である。
人事データベース管理
  • 給与計算を含む人事部門全体のコストダウン、人件費削減
  • 社内に人事システムを持ちたくない
  • 法令や制度改定への対応をアウトソーシングしたい
給与計算に加え、人事データベース管理までを委託するパターン。この場合、入社や異動、昇格、転居などに伴う給与や手当、税金、社会保険の変動など、全て代行されることになる。さらに勤怠管理なども代行されることによって、人事業務は例外的なケースのみの対応となる。このレベルをアウトソーシングすると、給与関連業務の6~7割程度が削減可能になる。
人事業務代行
  • 給与関連業務を全てアウトソーシングし、コストダウン、人員削減を図る
  • 定型業務をなくし、人事はコア業務に集中する
  • 全国に拠点展開し、従業員数が多いので、従業員への対応業務を軽減したい
  • 人事システムを持ちたくない
  • 内部統制やセキュリティーにも万全を期したい
給与計算、人事データベース管理に加え、従業員への対応業務を委託するパターン。申請書類の送付や回収・督促、従業員からの対応など、全て給与計算代行会社が行う。その結果、自社の人事における業務は、給与計算代行会社のコントロールが中心になる。このレベルの業務代行となると、コスト削減効果は非常に大きく、給与関連業務の8~9割程度が削減可能になる。

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