「マイナンバー」への対応

●マイナンバーとは何か

マイナンバーは、日本に住民票を有する（外国人を含む）一人ひとりに対して、重複しない12ケタの固有の識別番号を付与し、所得や社会保障などに関する個人情報を管理するものである。これにより、公平な給付や税負担を実現し、行政サービスの効率化や国民の利便性向上を図ることを目的としている。2016年1月の導入後、企業においては税や社会保険、雇用保険関係の事務処理を行う際には、従業員のマイナンバーを記載した新しい様式の調書・申告書類を関係機関に提出する必要性が出てきた。

これまでも企業では以下のような番号を会社で管理していたが、特に相互の連携機能はなかった。マイナンバー制度が導入されることによって、これらの情報とのひも付けが可能になる。

●マイナンバーで求められる対応

マイナンバーを取得、利用、管理する際には、以下のようなことが求められる。

では、マイナンバー制度の運用に際し、企業はどのような対応を求められているのか。税分野では税務署に提出する法定調書（源泉徴収票・支払調書）など、社会保障分野では健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届などにおいて、従業員などのマイナンバー記載が求められる。つまり、マイナンバー制度導入後、「給与や役員報酬、業務報酬の支払いに向けてマイナンバーを取得すること」「所得税の計算や社会保険関係の手続きを行う場合は、被扶養者を含めてマイナンバーを取得しておくこと」が企業に求められる。

●マイナンバー対応が必要な業務の洗い出し

マイナンバーへの対応実務を考えた場合、まず以下の六つの措置が求められる。

給与業務担当者は、給与・報酬を支払う従業員・役員のマイナンバーの収集・管理を行わなければならない。加えて、報酬支払いにかかわる支払調書や社会保険の手続きなどでも、マイナンバーが必要となる場面は多々ある。そのため、マイナンバーが必要となる帳票類・対象者をピックアップした上で、業務手順を確認しておく必要がある。

確認した業務手順を基に、「対象者をどのように把握するのか」「どのようにマイナンバーを取得するのか」「どのように管理するのか」「どのように廃棄するのか」などを検討。その上で、「どの時点で」「どの書類で」「どの担当者が進めるのか」を決定する。

●安全管理に関する検討

情報漏えいが大きな問題となっている中、取得したマイナンバーを誰が管理し、いつまで保存するのか、どのようにアクセス制限を掛けるのかなども、あわせて検討する。保存期限が切れたマイナンバーが記された書類は、早急に廃棄しなければならないからだ。例えば、扶養控除等申告書の保存期限は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日までとなっているが、これを超過してマイナンバーが記してある扶養控除等申告書を保存することはできない。

通常、給与担当者が保存する帳票の保存期間を例示すると、以下の通りとなる。これら全てにマイナンバーが記載されているわけではないが、保存期限を超過した書類は速やかに廃棄できるよう、マイナンバー制度の導入に伴い、帳票類の管理をあらためて見直す必要がある。

以上、検討してきた事項をベースに、マイナンバーの管理・保護の方法を具体化、書面化し、必要な部署に対応を求めることが大切である。