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年末調整

給与計算は、季節ごとの仕事量の変動が大きい業務とされていますが、その中でもピークといわれるほど忙しくなるのが毎年12月の「年末調整」の時期です。では、まず年末調整が必要な理由から見ていきましょう。

年末調整はなぜ必要なのか

毎月の給与や賞与からは源泉所得税が計算され納付されています。しかし、この金額は1年間の所得を想定して作られた「源泉徴収税額表」に基づいているため、源泉徴収された所得税額と本来その年に納めなくてはならない所得税額(年税額)とは一致しないのが普通です。

源泉徴収税額と年税額が一致しない理由としては以下のようなものがあります。

  1. 「源泉徴収税額表」では、1年間を通じて給与の変動がないことが前提となっていますが、実際には給与は増減します。
  2. 「源泉徴収税額表」は、1年間に賞与が「5カ月分」支給される前提で税率が設定されています。そのため賞与額が変わってくると税率も変動します
  3. 所得税率は扶養親族の人数でも変わってきますが、その人数の判定はその年の12月31日の状況を基準に行われます。年の途中で扶養親族数に異動があった場合、その月以降は新しい扶養親族数で計算されますが、それ以前の月については元のままの扶養親族数で源泉徴収されたままになっています。

そこで、1年間の総所得が確定した年末に、源泉徴収された所得税額との誤差を計算しなおし、差額を徴収または還付します。これが年末調整です。

また、「配偶者特別控除」「生命保険料控除」「地震保険料控除」などはもともと年末調整の際に控除することが定められています。

自営業者などであれば、こういった源泉徴収税額と年税額の差額調整には「確定申告」を行います。会社の従業員にとっては確定申告の手間が省けてありがたい年末調整ですが、会社にとっては責任も重く、また年末の業務量が大幅に増える負担の大きい制度でもあります。そのため、通常の給与計算は社内で行っていても、年末調整だけはアウトソーシングするといったケースも多く見られます。

年末調整の対象となる人、ならない人

年末調整の対象になるのは、会社に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している人全員が原則です。一般の社員だけでなく役員やアルバイト・パートなども対象となります。

【年末調整の対象となる人】
  1. 1年を通じて勤務している人
  2. 年の途中で入社してきた人
  3. 年の途中で退職した人でも以下のケースでは対象になります。
    • 死亡により退職した人
    • 著しい心身の障害のため退職し、年内の再就職が困難とみられる人
    • 12月分の給与を受け取った後に退職した人
    • パートタイマーなどで退職するまでに受け取った給与の総額が103万円以下の人(※ただし、その年のうちに他の勤務先から給与支払いを受ける場合は除く)
  4. 海外への異動などで「非居住者」(日本国内に住所を持たない)となった人

一方、年末調整の対象とならないのは以下のような条件に該当する人です。

【年末調整の対象とならない人】
  1. その年の年収が2000万円以上の人
  2. 災害による被害を受け、その年の給与に対する源泉所得税の徴収猶予または還付を受けた人
  3. 2カ所以上から給与の支払いを受けており、他の給与支払者に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している人
  4. 「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出していない人
  5. 年の途中で退職した人(※ただし上記「年末調整の対象となる人」の 3 を除く)
  6. 非居住者
  7. 継続して同一の雇用主に雇用されない、いわゆる日雇労働者など

年末調整の対象とならない人は、各自で確定申告を行う必要があります。

年末調整の実務

年末調整は、1年間の給与総額が確定しなくてはできません。そのため、通常は12月の賞与支給後に、12月分の給与の支払いと同時に行います。このスケジュールはかなりタイトであるうえ、年末調整を行うためには各種書類(申告書など)や「所得税源泉徴収簿」の準備が必要となりますので、11月頃からそのための準備を始めるのが普通です。 税務署からもその頃になると「年末調整のしくみ」「年末調整のしかた」といった冊子が送られてきます。また、必要な書類の配布も始まります。

ここではまず、年末調整の下準備とでもいえる各種書類(申告書)をきちんと回収し、その内容を確認するところから始めます。

「扶養控除等(異動)申告書」のチェック

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」は、毎年の最初の給与支払いまでに提出する書類ですが、通常は年末調整の書類と一緒に翌年分のこの申告書も記入してもらい、同時に回収してしまう会社が多いようです。ただ、1年たつと子供が生まれるなど扶養親族が異動している場合がありますので、年末に再度確認するのが原則です。

【主な確認ポイント】
  1. 住所
    住民税は「翌年の1月1日」に居住している市区町村に納付します。1年の間に転居していれば、新しい住所を記入してもらうようにします。住民票を移してない場合は移してもらうことが必要です。
  2. 控除対象配偶者・扶養親族
    従業員から申告された控除対象配偶者や扶養親族が控除の対象となるかどうかを確認します。扶養親族の場合、年齢によって受けられる控除が変わってきますので生年月日を書いてもらうことも重要です。
  3. 障がい者等
    障がい者、寡婦、特別の寡婦、寡夫、勤労学生に関する各種控除もこの申告が基本となります。

「配偶者特別控除申告書」のチェック

配偶者控除の適用がない場合でも、配偶者の所得額に応じて一定の所得控除が受けられます。これが「配偶者特別控除」です。ただし、配偶者特別控除にも条件がありますので、申告書が提出された時には、その条件を満たしているかどうかをチェックする必要があります。

【主な確認ポイント】
  1. 控除を受ける人のその年の年収が1000万円以下であること。
  2. 配偶者が以下のすべてに当てはまっていること。
    • 民法の規定による配偶者であること(内縁関係は含まれない)
    • 生計を一にしていること
    • 他の人の扶養家族になっていないこと
    • 青色申告者の事業専従者として給与の支払いを受けていないこと
    • 白色申告者の事業専従者でないこと
    • 年間合計所得が38万円超76万円未満であること(38万円以下の場合は配偶者控除に該当するため)
      ※給与所得の場合は103万円超141万円未満

「保険料控除申告書」のチェック

生命保険、地震保険などに加入している場合は、その年に支払った保険料の一定額を控除できます。証明書などの添付が必要な場合もありますので、注意が欠かせません。

【主な確認ポイント】
  1. 生命保険料については、「本年中に支払った保険料等の金額」を保険会社から送付されてきた保険料払込証明書に基づいて確認します。なお、生命保険料の記入欄は「一般の生命保険料」と「個人年金保険料」で分かれていますので、証明書を確認するなど注意が必要です。
  2. かつては損害保険料控除だったものが、2007年(平成19年)より地震保険料控除に変わりました。そのため経過措置として、それ以前に結ばれた長期損害保険契約については、原則として満期まで従来の損害保険料控除と同額(ただし最高5万円まで)を控除できます。
  3. 年の途中に入社した人で、入社するまで「国民年金」や「国民健康保険」の保険料を支払っていた場合は、この申告書で控除申告をします。これら社会保険料は全額控除できます。ただし、国民年金については払込証明書の添付が必要です。
  4. 「小規模企業共済等掛金控除」の申告もこの申告書で行います。

「住宅借入金等特別控除申告書」のチェック

一般に「住宅ローン控除」といわれるもので、住宅ローンの残高に応じて、所定の額を所得税額から控除できます。

【主な確認ポイント】
  1. この控除を受ける場合、1年目は税務署での確定申告が必須となっています。つまり年末調整で控除されるようになるのは2年目からということになります。
  2. 申告書以外の必要書類として、「年末調整のための住宅借入金等特別控除証明書(所轄の税務署長が発行したもの)」と「住宅取得資金に係る借入金の年末残高証明書(金融機関が発行したもの)」があります。これを年末調整までに提出してもらいます。これらの書類は、社員本人のもとに届きますので、年末まで大事に保管してもらうよう注意を喚起しておくことも大事です。

実際の計算手順

必要な書類がそろったところで、具体的な年末調整の実務に入ります。その流れは以下の通りです。

  1. 1年間の給与総額の計算
  2. 給与所得控除後給与等の金額の計算
    ※「年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表」(所得税法)を利用します。
  3. 各種保険料等の控除額計算
  4. 扶養控除等の控除額の合計額計算
  5. 配偶者特別控除額の計算
    ※「配偶者の特別控除額の早見表」を利用します。
  6. 課税給与所得金額の計算
    ※1000円未満は切り捨てとなります。
  7. 年税額の計算
    ※「年末調整のための所得税額の速算表」を利用します。
  8. 住宅借入金等特別控除を受ける人については特別控除額を控除し「年調年税額」を計算
    ※1000円未満は切り捨てとなります。
  9. 源泉徴収税額との過不足額の精算
    ※不足の場合は徴収、過納の場合は還付となります。

年末調整後に必要な事務手続き

年末調整後に行う主な事務手続きとしては、「給与所得の源泉徴収票」と「給与支払報告書」の作成があります。

「給与所得の源泉徴収票」作成

2枚作成し、うち1枚は社員に配布します。医療費控除や住宅ローン控除を受けるために確定申告を行う場合に必要になります。
もう1枚は税務署提出用で、以下の条件に当てはまる人の分だけ提出の義務があります。

【年末調整をした人】
  • 1会社役員(または役員であった)人でその年の給与が150万円を超えていた人
  • 弁護士、公認会計士、税理士等でその年の給与が250万円を超えていた人
  • 上記以外で給与総額が500万円を超える人
【年末調整をしていない人】
  • 「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出した人で、その年の途中で退職した人、または災害で源泉徴収の猶予を受けた人で給与額が250万円を超える人
  • 「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出した人で、その年の給与額が2000万円を超える人
  • 「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出しなかった人で給与額が50万円を超える人

「給与支払報告書」作成

2枚作成し、2枚とも社員が「翌年の1月1日」に居住している市区町村に送付します。同じ自治体に複数の社員が住んでいる場合は、すべてまとめて給与支払届(総括表)とともに、1月31日までに提出しなくてはなりません。これは各自治体が住民税額を算出するためのデータとなります。

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