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目的に応じて選びたい「給与計算ソフト」

人事業務支援ソフトとして多くの企業で導入

給与計算ソフトは、人事関連の業務支援ソフトとしてはもっとも普及しているものの一つでしょう。給与計算は毎月必ず行う定型業務であり、また給与支給日までには絶対に完了しなければならない時間的制約のある業務でもあります。それだけに、ITを活用して省力化・スピード化を図るのは当然の流れだといえます。

最も規模の小さい零細企業でも、会計ソフトに組み込まれている「給与計算機能」を使って給与計算を行っている例はよくみられます。しかし、従業員数が5人以上になってくると「専用の給与計算ソフト」を利用した方がより便利になってきます。さらに企業規模が大きくなると、人事管理ソフトや勤怠管理ソフト、さらには会計ソフトなどと連携できるタイプのものを導入していることが多くなります。大企業の場合は、ERPの人事モジュールが給与計算機能も備えており、それを自社の人事・給与制度にあわせて自由にカスタマイズしているのが一般的でしょう。

イメージこのように給与計算ソフトは、企業規模や利用目的にあわせてさまざまな製品がリリースされているのが特色といえます。正社員中心の企業だけでなく、契約社員やパート・アルバイトなどさまざまな雇用形態の社員が働いている企業、あるいは人材派遣会社のように複雑な給与計算を行う企業にもそれぞれ対応した製品があります。また、給与計算の一部分をアウトソーシングしたいと考える企業に向いた製品もあります。
価格帯も家電量販店などで買える製品であれば1万円前後からありますが、大規模なERPともなれば数百万円、数千万円に達することもあります。

これから給与計算ソフトを導入したい、あるいは現在利用している製品を更新したいという企業のために、多くの種類が存在する給与計算ソフトの選定・導入のヒントをまとめてみました。

給与計算ソフトを活用するメリット

給与計算ソフト導入には以下のようなメリットがあります。

1)業務の効率化・コスト削減

給与計算ソフトは定型業務の多くの部分を自動化するため、業務を効率化でき、コスト削減に貢献します。
特に、中堅・中小企業向けの製品は低価格化が進んでおり、わずかな投資で非常に大きなコスト削減効果を生むことができます。 また、給与明細をメールなどの形で従業員に電子配布する機能を持つ製品も増えており、多くの従業員が全国の事業所に点在しているような企業では意外と大きな負担となる「明細書配布」のコストも削減できるようになってきました。

2)法令改正への対応

労働関連の法令や社会保険の制度は頻繁に改正されるため、その改正内容を正しく把握し、給与計算に反映させていく作業は非常な負担となります。自社開発のプログラムを利用している場合には、開発元に依頼してプログラムに修正を加えるといったことも必要になります。

しかし、市販の給与計算ソフトの場合、発売元が法令・制度の改正に対応したバージョンアップを毎年行うほか、年度の途中で大きな改正があった場合などは修正プログラムを配布したりします。そのため、利用する企業側では法令・制度の改正をほとんど意識することなく給与計算を行うことができます。
※バージョンアップや修正プログラムを受け取るためにはサポート契約に加入しておくのが一般的です。

3)業務の属人的要素を減らす

従来、給与計算業務を行うためには、複雑な給与制度や関連法規などを理解しておく必要があったため、担当者を容易に異動させることができませんでした。また、担当者の退職などに備えて、次期担当者を養成することも計画的に行わなくてはなりませんでした。

しかし、給与計算ソフトを利用すれば、原則的に誰が使っても高い品質の給与計算を行うことが可能です。法令・制度の改正もほとんど意識しなくてよいため、以前のような「給与計算のスペシャリスト」といった専門性の高い担当者を必ずしも置く必要がなくなりました。これによって、人員配置や異動の自由度が高くなり、コスト削減にもつながります。

4)その他

社内ITネットワークをビジネスインフラとして備える企業が増えていることに対応して、給与に関する各種申告書などをネット経由で提出できる製品が増えています。面倒な書類の作成・提出の手間を削減できることから、従業員にとっての利便性も高めることができます。

給与計算ソフトの選び方

給与計算を100%アウトソーシングしている場合を除くと、現在ほとんどの企業が何らかの給与計算ソフトを利用しています。そのうち、自社で開発したソフトを使っているのは約20%であり、残りの約80%は市販の専用ソフトを利用していると言われています。

企業規模に応じて目的・機能で選ぶ

イメージ基本的な機能に絞り込んだものから、高度な機能や拡張性を持つものまで、給与計算ソフトにはそれぞれに特色があります。一般的には、規模の小さい企業では基本的機能だけの低価格帯製品で十分です。しかし、従業員数が増えると人事情報や勤怠データなどをいちいち入力する作業が膨大になりますので、他のデータベース(業務ソフト)との連動が可能なより高度な製品を選んだ方がよいということになります。

特に、低価格帯の製品では、年末調整の機能がない製品も多くあります。これは複雑な年調などはアウトソーシングしてしまうという企業向けに機能を絞り込んだ設計になっているためです。しかし、年調も社内でやりたいのであれば、いくら安いといってもこういった製品は選べません。目的別に選ぶということは、「何ができる製品か」ということですが、裏返せば「何ができないのか」を確認することでもあります。

また、現在の企業規模にあわせた製品を選ぶことも大事ですが、同時に数年先の「会社の成長」を考慮して選定することも重要です。他の業務ソフトとの連動、ネットワーク対応、部門別管理などは、企業規模が小さいときはあまり意識しませんが、成長が続くと必ず必要になってきます。数年単位の経営計画を踏まえて過不足のない選択をしなくてはなりません。

  • 年末調整の機能はあるか
  • エクセルへのデータコンバージョンは可能か
    定時昇給、社保の改定、年度予算作成などの時にあると便利です。
  • 独自の計算式の登録はできるか
  • 他データベース(業務ソフト)との連動はできるか
    特にデータの取り込みが可能かどうか。また他社の製品とも連動が可能かどうか。
  • ネットワークに対応しているか
    繁忙期などに複数の端末で作業できるととても便利です。
  • 部門別管理はできるか
    企業規模が大きくなってくると必要になります。

費用対効果で選ぶ

たとえ低価格であっても、前項で述べたように必要な機能がないようでは導入の対象にはなりません。ただ、逆に何でもできる高機能の製品を採用しても、それらの機能を使わないようであれば無意味だといえます。

また、費用対効果は、製品価格だけでなく、毎年のサポート契約費用も含めて考えるべきです。ほとんどの製品がサポート契約への加入を推奨していますが、この費用は製品価格と同じくらいのこともよくあります。サポート契約は1年ごとの更新ですので、その点も考慮しなくてはなりません。

ただ、通常はこのサポート契約をしていると翌年分のバージョンアップ版プログラムが無償でもらえることが多いようです。給与計算ソフト導入は、法令改正への対応が迅速であることも大きなメリットですので、契約内容を確認してうまく利用したいものです。

給与計算ソフト導入にあたっての準備

社内制度の見直し

給与計算ソフトは、一般的に高価格なものほど自由なカスタマイズが可能で、低価格帯の製品では標準化された業務フローにしか対応していないのが普通です。しかし、こうした市販ソフトは、さまざまな企業の業務フローを研究して開発されたものなので、実は「もっとも効率化されている」ともいえるのです。

つまり、給与計算ソフトを導入する際に、既存の社内制度や業務フローを「ソフトにあわせて見直すことで結果的に業務改善ができた」という話もよくあります。今ある社内制度は本当に今後も必要なのかを考えて対応することで、給与計算ソフトの導入コストを抑えながら、同時に業務効率をアップさせるといったことも可能です。

担当者などの見直し

給与計算ソフトを導入することで大幅な省力化が実現されますが、担当者がそのままではコスト面などでの導入効果は薄いものになってしまいます。最適な人数でオペレーションできるよう人員の配置なども見直していくことは重要です。

コンサルタントの活用

ある程度以上の製品になると、開発元の導入コンサルタントがさまざまな相談に対応してくれます。また、比較的低価格の製品でも営業担当からアドバイスを受けることは可能なので、導入にあたってはぜひ活用したいものです。

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