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「給与計算代行・アウトソーシング」のメリット

「給与計算代行」とは

給与計算代行」とは、企業が従業員の給与計算や年末調整のほか、それらに付帯する事務業務全般を委託するアウトソーシングサービスです。

もともとは、弁護士や会計士などの外部の専門家に業務をアウトソーシングする風土がある欧米で普及したサービス。特に、州ごとに税制が異なるため、給与計算業務も複雑にならざるをえないアメリカで発達しました。
一方、日本では、グループ企業の給与計算をまとめて行う「シェアードサービス」は早くから存在しましたが、人事関連の業務を社外には出したくないと考える企業が圧倒的に多く、系列外の専門企業に給与計算を委託するケースは、ほとんどありませんでした。

イメージしかし、1990年代のバブル崩壊後、日本企業の考え方に変化が見えはじめます。国際的な企業間競争が激化する中で業務の効率化が急務となり、人事・給与計算業務だけを聖域とすることはできなくなってきたのです。
徐々に芽吹いてきた給与計算代行サービスが、本格的に注目されるようになったのは、2000年以降のこと。ファブレスメーカーなどアウトソーシングを企業経営の中に戦略的に位置づけるビジネスモデルが一般化したこともあり、給与計算代行も「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」の重要な要素と考えられるようになってきました。

欧米を中心とする海外での利用率70~50%には及びませんが、現在では10%以上の日本企業が給与計算代行サービスを利用するようになり、その市場は急速に拡大しつつあります。

「給与計算代行」活用のメリット

給与計算代行の利用は企業にさまざまなメリットをもたらします。主なものを列挙してみましょう。

1)コストダウン

給与計算のコストには、担当者の人件費の他に、現代の給与計算に不可欠なコンピュータシステムの開発・運用・保守費用などが含まれます。給与計算代行会社は大量の業務をまとめて処理することで、スケールメリットによる単価の低減を実現します。もちろん、各企業が自前のコンピュータシステムを持つ必要はなくなります。

2)法令改正への対応

労務関連法規や社会保険制度などは毎年のように改定されますので、その内容を確認し、社内規程や業務フローを変更し、さらにはコンピュータのプログラムを修正するといった煩雑な作業が常に発生します。給与計算代行は、こうしたプロセスも含めてすべて外部委託できます。

3)要員負担の軽減

給与計算の担当者は、労働法規や制度に関する専門知識を持った人材であることが求められるため、急な退職などに備えて、常に次期候補者を育成しておく必要があります。中途採用も可能ですが、十分な専門知識・経験を持った人材がすぐに採用できる保証はありません。しかし、給与は毎月支給する必要がありますから、もし採用できなかった場合には、非常に大きなリスクとなります。また、年末調整など、季節によって業務量に増減があり、適正な要員数を定めるのが難しい業務でもあります。給与計算代行は、こうしたマンパワーも含めて提供するサービスであり、要員に関する負担を大きく軽減することができます。

4)リソースのコア業務へのシフト

給与計算は毎月行う典型的な定型業務です。給与計算代行を活用すれば、その定型業務に投入していた人員、設備、時間、経費などのリソースを、より戦略的な人事のコア業務に振り向けることができます。人事データベースの管理・運用や従業員との直接対応までを請け負うトータルなアウトソーシングサービスを利用した場合、人事部内の給与関連業務はその9割以上を削減することが可能です。

「給与計算代行」サービスの選定方法

給与計算代行会社は、企業ニーズに応じてさまざまなレベルのサービスを提供しています。選定にあたっては自社の状況に応じてどのような利用スタイルが望ましいかを考えていきます。

1)給与計算・年末調整レベル

  • 給与計算のコストダウンを図りたい
  • 給与計算部門の人員を削減したい
  • 社内に給与システムを持ちたくない

計算の基礎になる確定データを渡し、給与計算、賞与計算、住民税計算、社会保険計算、年末調整、明細書印刷、金融機関へのデータ送付などを委託するパターンです。基本的に「計算」の部分のみのアウトソーシングです。このレベルで企業の給与関連業務の4~5割程度が削減可能です。

2)人事データベース管理レベル

  • 給与計算を含む人事部門全体のコストダウン、人員削減を図りたい
  • 社内に人事システムを持ちたくない
  • 法令や制度改定への対応もアウトソーシングしたい

給与計算に加え、人事データベース管理まで委託するパターンです。入社や異動、昇格、転居などに伴う給与や手当、税金、社会保険の変動など、すべて給与計算代行会社が処理します。勤怠管理システムもASPによって提供し、人事の業務は、例外的なケースへの対応のみになります。このレベルで企業の給与関連業務の6~7割程度が削減可能です。

3)人事業務代行レベル

  • 給与関連業務をすべてアウトソーシングし、コストダウンや人員削減を図りたい
  • 定型業務をなくし、人事はコア業務に集中したい
  • 全国に拠点展開している
  • 従業員数が多い
  • 人事システムを持ちたくない
  • 内部統制やセキュリティーにも万全を期したい

給与計算、人事データベース管理に加えて従業員への対応業務も委託するパターンです。申請書類の送付や回収・督促、従業員からの問い合わせ対応など、すべて給与計算代行会社が行います。人事の業務は、給与計算代行会社のコントロールが中心となります。このレベルでは、企業の給与関連業務の8~9割程度が削減可能です。

「給与計算代行」導入・定着までの流れ

1)目的の明確化

何を目的として給与計算代行を導入するのか、その優先順位を明確化します。コストについては、現状を明らかにして導入後のシミュレーションと比較します。給与計算担当者の異動を伴う場合には、事前に本人や労働組合との話し合いが必要です。

2)オリエンテーション

複数の代行会社のサービス内容、見積もりなどを比較して検討します。その際、緊急時に必要な対応をしてもらえるかどうか、給与計算の専門知識が十分かどうかを見極めます。専門性や提案力を見るためには、見積もりだけではなく、「提案書」を作成してもらうことも有効です。

3)プレゼンテーションと選定

選定の際には、最初に決めた導入目的が達成されるかどうかを見極めることが重要です。一度委託した代行会社を変更することは、非常に大きなロスとなりますので、十分に検討し、協力して業務を行える代行会社を選びたいものです。

4)契約時の注意点

契約書を交わす際に注意したいのは、「どの業務までサービスに含まれているのか」と「委託終了時の報酬額と対応」です。特に、委託を終了した際の違約金やデータの引き渡し方法などは、十分に注意したいポイントです。

5)導入・移行期間

代行会社の窓口になる担当者には、最低でも給与計算の基礎知識があり、常に支給日という期限を意識した対応ができる人材を選ぶことが重要です。

6)運用開始後

給与計算代行が軌道に乗るには、通常、賞与や年末調整などの一連の業務がワンサイクル回るまでの1年間が必要です。1年経過した時点で、契約内容の見直しを行います。導入前と現在で、コストや社内業務がいかに変化したのかを比較し、計画通りの成果が出ているかどうかを検証します。

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