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給与計算の基礎知識

給与計算の基本構造

給与計算の基本構造をもっとも簡単に表すと以下のようになります。

【総支給額】-【控除額】=【差引支給額】

給与は労働契約に基づいて支払われる労働の対価ですが、そのまま全額を支給すればよいというものではありません。所得税、住民税といった税金、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料については、企業が給与から源泉徴収(天引き)して納付することが法律で定められています。従ってこれを「法定控除」といいます。

また、法定控除以外の項目でも、企業と従業員の代表が話し合って「労使協定」が結ばれていれば給与から控除(天引き)できます。法定控除以外の主な控除項目としては、社宅や寮の使用料、組合費、財形貯蓄、生命保険料、社員旅行の積立などが考えられます。これらは企業ごとに異なっているのが普通で、まったくない場合もあります。

給与計算の基本(1):総支給額はどうやって決まるのか

給与計算の基本となるのが「総支給額」です。これはいくつもの性質の違う給与が組み合わさったものといえます。その分類の仕方には以下のようなものがあります。

1)「基本給」と「諸手当」

基本給はまさに給与の中心であり、年齢や勤続年数、経験、能力などによって各企業の給与規程に定められています。基本給をさらに「本給」と「役割給」「職能給」などに分けている場合もあります。

手当は、役職手当・家族手当・営業手当・住宅手当・時間外労働手当・深夜労働手当・休日労働手当・通勤手当など、基本給を補う役割を持つ給与です。これも企業によって名目や額は異なり、給与規程に定められています。

2)「基準内給与」と「基準外給与」

基準内給与とは、就業規則で定められた所定労働時間分の労働をした場合に支払われる給与です。基本給のすべてと、役職手当・営業手当・住宅手当など労働時間に関わりなく支払われる諸手当がこれに当たります。

基準外給与は、主に所定労働時間以外に働いた場合に支給される、時間外勤務手当・休日出勤手当・深夜手当などの手当がこれに該当します。

3)「固定的給与」と「非固定的給与」

固定的給与は、勤務時間や営業成績などによって変動することなく一定額が支給される給与です。基本給、役職手当・家族手当・住宅手当などの諸手当がこれに当たります。 非固定的給与は、残業や休日出勤、あるいは営業成績などにより月毎の支給額が変動する給与です。時間外勤務手当・休日出勤手当などの他、出来高給(歩合給)やインセンティブなどがこれに相当します。

この分類をまとめると以下の表のようになります。

■給与の総支給額の構成要素
給与の総支給額の構成要素

総支給額を計算するには、従業員一人一人について給与・手当支給の裏づけとなるデータを確認し、必要な場合には所定の計算を行い、それらを合計します。

●人事データをもとに支給する給与(固定的給与)
基本給や役職手当、家族手当、通勤手当などです。昇格・降格、異動、家族の増減、転居などによって支給額が変動することがあります。

●勤怠データをもとに支給する給与(非固定的給与)
残業時間、休日出勤日数などによって時間外勤務手当、休日出勤手当などを計算します。また、欠勤・遅刻・早退があった場合は、それによる控除が発生するかどうかを確認します。

●業績データをもとに支給する給与(非固定的給与)
出来高給(歩合給)やインセンティブなどは営業成績・業務成績に応じて計算されます。

こうして計算された固定的給与と非固定的給与を合計したものが「総支給額」です。

給与計算の基本(2):控除額はどうやって決まるのか

従業員に差引支給額(いわゆる手取り給)を正しく支給するには、総支給額に引き続いて「控除額」を決定する必要があります。控除の内訳を見ていくと以下のように分類できます。

1)「法定控除」と「その他の控除」

法定控除とは、法律で給与から控除(天引き)することが定められている所得税、住民税といった税金、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料です。法定控除された税や社会保険料は、企業が従業員にかわって税務署や自治体、社会保険事務所や健保組合に納付します。

その他の控除は、法定控除以外の企業ごとに定める控除で、社宅や寮の使用料、組合費、財形貯蓄、生命保険料、社員旅行の積立などが代表的なものです。こちらの項目は企業によって大きく異なり、まったくない場合もあります。

2)「税負担分」と「社会保険料」

法定控除には、税負担分と社会保険料があります。そのうち、税負担分はさらに「所得税」と「住民税」に分けることができます。
また、社会保険料を細かく見ると、「健康保険料」「介護保険料」「厚生年金保険料」「雇用保険料」の四つに分けられます。

この分類をまとめると以下の表のようになります。

■控除の種類と納付先
名称 用途 納付先



健康保険 病気・ケガの治療費 社会保険事務所
健康保険組合
厚生年金保険 各種年金(老後・障害補償・遺族) 社会保険事務所
(厚生労働省)
雇用保険 失業手当や職業訓練などの費用 ハローワーク
(厚生労働省)

所得税 国の財政の歳入 税務署
(財務省)
住民税 地方公共団体の歳入 都道府県
市区町村




寮・社宅費 社員の寮・社宅 会社
財形貯蓄 社員の財産形成 指定金融機関
親睦会費 社員の親睦会やご祝儀など 親睦会
生命保険 社員が加入する生命保険の掛金 生命保険会社
組合費 労働組合の活動資金 労働組合

●所得税
企業に勤務する従業員については、毎月の給与から所得税を天引きし、企業から税務署に納付する「厳選徴収」が法律で定められています。ただ、所得税の最終的な額は、1年間の所得に応じて決まるため、月々の給与からの天引き額はあくまでも見込みのものです。そのため1年間の所得が確定した年末の段階で再度、正しい所得税額を計算し、すでに支払った源泉所得税額との間で差額を調整します。これが「年末調整」で、給与計算の一部として重要な業務です。

●住民税
企業に勤務する従業員については、所得税同様に、毎月の給与から天引きし、企業から各自治体へ納付する「特別徴収」が法律で定められています。住民税額は、前年の所得に基づいて自治体側が計算し、企業には納入通知書が送られてきます。そのため、企業では税額の計算は不要ですが、控除の手続きと納付業務は必要になります。

●健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料
この三つの社会保険は、企業と従業員が半額ずつ負担することになっています。そのため、給与から従業員負担分の額を控除し、企業負担分とあわせて健康保険組合、社会保険事務所に納入しなくてはなりません。

保険料の計算方式は、「標準報酬月額」に各保険料率を掛けて計算します。標準報酬月額とは、社会保険の保険料や給付額を計算しやすくするための区分で、厚生年金保険の場合は30等級、健康保険の場合は47等級が法律で定められています。同じ等級(たとえば月額25万円~27万円の区分)に含まれる給与の場合は同額(26万円)として計算します。

●雇用保険
労働保険のうち雇用保険については、企業が6割、従業員が4割を負担します。企業は、給与から従業員負担分の額を控除し、企業負担分とあわせて都道府県労働局に納入します。 保険料の計算方式は、「1カ月の総支給額(交通費を含む)」に雇用保険料率を掛けて計算します。

●その他の控除
法定控除以外の控除は、企業ごとに定められた項目です。内容や呼称は企業によって異なりますが、これらを控除するには、企業と従業員の代表者との間で給与控除に関する「労使協定」を結ぶ必要があります。従業員の過半数が組織する労働組合がある場合は、企業と労働組合との間で結びます。

その他の控除の主なものには以下のような項目が考えられます。

◇財形貯蓄 ◇従業員持ち株会の出資金 ◇団体生命保険料 ◇団体損害保険料 
◇寮費  ◇社宅使用料  ◇社員食堂利用費 ◇自己啓発費用 ◇労働組合費 
◇共済会費 ◇親睦会費(社員旅行費用の積立など)

給与計算の基本(3):差引支給額はいわゆる手取り額

このようにして計算された「総支給額」から「控除額の合計」を引いた額が「差引支給額」、いわゆる手取り額です。

従業員に手渡される給与明細は、一人ひとりの給与計算がどのように行われたのかが分かるようになっているのが一般的です。
給与明細には、まず対象月の出勤日数、有休取得数、欠勤日数、残業時間、遅刻・早退の回数といった勤怠情報が出ています。次に、この情報をもとに計算された総支給額の内訳と合計が記されます。基本給、各種手当や通勤交通費、またある場合は出来高給の額などです。さらに控除項目とそれぞれの額が表示されます。最後に、控除額の合計を総支給額から引いた差引支給額が記入されています。

給与計算業務の流れ

では、給与計算の業務には具体的にどのようなものがあるのでしょうか。給与は、労働基準法で毎月一回以上支払うことが義務づけられていますので、給与計算も月毎の業務が基本となります。その上で、年間に一回程度、決まった時期に行う業務もあります。ここでは、簡単にその流れを見ていきます。

1)毎月行われる給与計算業務

  1. 勤怠データの確認
    出勤日数、勤務時間、残業時間など、支給額計算のベースとなる情報を集計します。かつてはタイムカードや出勤簿が基本でしたが、近年では勤怠情報データベースなどITを活用するケースが増えています。
  2. 人事データ、業績データの確認
    基本給や各種手当、通勤交通費など固定的給与に変動がないか、人事データをチェックします。昇格・降格、家族の増減、転居、異動などがあった場合は支給額が変わってくるからです。また、出来高給やインセンティブなどの非固定的給与の支給額を計算するためには業績データ(営業データ)などを参照する必要があります。
  3. 不就労分控除額の計算
    勤怠データをもとに、欠勤・遅刻・早退などによる不就労分控除額を計算します。
  4. 総支給額を決定
  5. 控除総額の計算
    最新の法令に基づき社会保険料や税金の控除額を計算します。また、その他控除額とあわせて、控除総額を集計します。
  6. 差引支給額を計算
    総支給額から控除総額を引き、差引支給額を計算します。
  7. 給与明細書・賃金台帳の作成
  8. 銀行振り込みの場合は振り込み手続き
  9. 給与明細書の配布(現金支給の場合は支給)
  10. 控除した社会保険料、税金などを各官庁や団体に納入

給与計算業務は、「計算のもとになるデータを集計する」「総支給額と控除総額を計算し、差引支給額を決定する」「帳票類の整理と振込・納付手続きを行う」の三段階に大きく分けることもできます。

■毎月の給与計算の流れ
毎月の給与計算の流れ

2)給与計算の年間スケジュール

1月 税務関連業務
「給与支払報告書」と「給与所得の源泉徴収票」の作成。「給与支払報告書」は、住民税の算定データとなるものですので、従業員一人ひとりが居住している自治体(市区町村)に提出します。また、「給与所得の源泉徴収票」は、本人および税務署に提出します(一定の要件に当てはまらない場合は本人のみ)。

4月 新入社員や異動・昇格などへの対応
新入社員や組織変更・給与改定などが多い4月は、それらにともなうデータの見直しが重要な業務になります。

5月 労働保険
労働保険の年度更新事務があります。労働保険料の申告納付は5月20日が期限です。

6月 住民税特別徴収額改訂
住民税は、6月から翌年の5月までの期間で均等額を控除して納付します。そのため、6月から控除額が変わります。また、端数調整のため6月のみ他の月と金額が変わることがあるので注意が必要です。

7月 標準報酬月額関連、夏季賞与
健康保険・厚生年金保険の保険料算定基準である標準報酬月額の定時決定にもとづき、「報酬月額算定基礎届」を社会保険事務所に提出します。また、夏季賞与を支給する場合には、賞与計算および賞与から控除した健康保険・厚生年金保険料を社会保険事務所に通知することが必要になります。

12月 年末調整、冬季賞与
年間の給与総額が確定しますので、それに基づいて1年間の所得税総額を計算し、月々源泉徴収した所得税の合計額との差額を清算します。また、冬季賞与を支給する場合には、賞与計算および賞与から控除した健康保険・厚生年金保険料を社会保険事務所に通知することが必要になります。

3)随時行う給与計算関連業務

●退職者、中途入社者の対応
退職者については「被保険者資格喪失届」の提出を行います。中途入社者については、人事データへの登録など給与計算開始に伴う業務、「被保険者資格取得届」の提出などが必要になります。

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