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Q

従業員から提出された、各種申請書の社内保管方法について

投稿日:2016/07/11 20:54 ID:QA-0066734

相談中

いつもお世話になっております。
本件、以下の内容についてご教授頂けますと幸いです。

【質問】
処理済の人事関係申請書について、人事内のみアクセス可能な
社内共有ネットワーク(エクスプローラー上)にPDF保管しても
セキュリティ上、問題ないか?(法的な制限などないか)

【経緯】
現在弊社では、
 従業員自身の転居に係る住所情報・通勤方法申請
 結婚・出産等の身上情報
 給与振込口座の変更の申請  等

について、紙での申請となっております。(本人→所属上長→人事というフロー)

人事に届いた各種申請書は、内容精査後、人事情報及び給与情報に反映され、
給与計算、年末調整などに使われます。

そして、処理が済んだ申請書は、紙のままファイリングし、保管しております。

この方法では、①紙が増える(物理的に保管が難しい)、②紛失等のリスクがある ため
今後の保管方法について、困っております。

これに対し、社内の検討案の一つとして、「全てPDF化し、紙は原則破棄」と
いう案が浮上しています。

この時「PDFをどこに保存するか?」という点が課題として挙がっており、
今回、ご相談させていただいた次第です。

世間的に紙媒体での人事関連申請について、特にセキュリティ面からご教授
頂けますと幸いです。

以上、よろしくお願い致します。

とけいさん  神奈川県  輸送機器・自動車(1001~3000人)  回答数:2件 カテゴリ:安全衛生・リスクマネジメント
A

お答えいたします

服部 康一 /オフィス代表

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、文面の書類に関しましては電子媒体での保管も可能ですので、特に差し支えはございません。

但し、労働契約書等のように、法律で直接作成義務の定めがあるような重要文書については、極力紙媒体で保管されるのが望ましいといえるでしょう。

また、PDFを何処に保管するかについては、基本的には人事担当責任者による保管とすべきでしょう。具体的な保管場所等システム上の事柄は会社によって異なりますので、御社内で検討して決められるべきです。

セキュリティについては、紙であれPDFであれ、管理を厳重にしておくことが最重要ですので、保管責任者や文書取り扱い等についてきちんと社内で取り決めをされておくことが必要です。どちらがリスクが高いといった事は一概に言えない問題ですが、データ化した方が当然ながら管理は行いやすいとはいえるでしょう。
投稿日:2016/07/12 10:23
ご回答ありがとうございます。
社内対応の参考にさせて頂きます。
投稿日:2016/07/13 19:33
A

セキュリティ

増沢 隆太 /人事・経営コンサルタント

データ保存の手間と利便性を諮れば、データ保存は現実的選択肢といえるでしょう。ご提示の例にある保存情報は日常的に必要なものとは思えませんので、セキュリティを考えれば、ネットワークではなく、スタンドアロンのサーバ/外付けディスクなどの方が、さらに安全かと思います。いずれにしても、PWで関係者以外利用できないように設定するのはもちろん、外部からの侵入などへの備えるなら、ネットワーク外をお勧めいたします。
投稿日:2016/07/12 23:45
ご回答ありがとうございます。
社内対応の参考にさせて頂きます。
投稿日:2016/07/13 19:34
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